Drei Punkte entscheiden über eine rechtssichere E-Bike-Ausschreibung: die Konformität nach EN 15194 mit konkreten Werten zu Akkukapazität, Reichweite und Ladezeit, markenneutrale Formulierungen nach §106 BVergG mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ und die Wahl des Bestangebotsprinzips statt des Billigstbieterprinzips. Wer diese drei Elemente von Anfang an mitdenkt, bekommt vergleichbare Angebote und spart sich spätere Einsprüche.
Kurz gesagt:
- Die mögliche Gewichtung lautet: 40 Prozent Preis, 25 Prozent Betriebskosten, 15 Prozent Reichweite und Akkukapazität sowie je 10 Prozent Service und Ökologie.
- Bei den Gesamtbetriebskosten zählen neben dem Kaufpreis auch Ersatzakkus, jährliche Wartung, erwartete Ausfallzeiten und Ersatzteilpreise; dadurch werden Angebote über die Nutzungsdauer vergleichbar.
- Bei Sollwerten erhalten Angebote am Mindestwert keine Zusatzpunkte; zwischen Mindestwert und Sollwert steigt die Punktzahl linear, ab dem Sollwert gibt es die volle Punktzahl.
- Der Vertrag sollte Garantien für Antrieb und Akku, einen fest vereinbarten Erstservice sowie eine Werkstattreaktion innerhalb von höchstens 48 Stunden verbindlich festlegen.
- Vor der Beschaffung empfiehlt naBe zu prüfen, ob geteilte Elektroautos den Bedarf decken; erst danach sollten ökologische Kriterien in die Ausschreibung einfließen.
Inhaltsverzeichnis
- Technische Mindest- und Soll-Kriterien für das Leistungsverzeichnis
- Formale und vergaberechtliche Vorgaben: Neutralität, Nachweise, naBe
- Praxis-Bewertungsrahmen: Punkte, Gewichtung und Gesamtkosten
- Betrieb, Service und Nachweisführung im Vertrag
- Ladeinfrastruktur, Lagerung und Lebenszyklus mitdenken
- Typische Fehler in E-Bike-Ausschreibungen und wie man sie vermeidet
- Unsere Unterstützung bei E-Bike-Ausschreibungen
- FAQ
- Quellen
Technische Mindest- und Soll-Kriterien für das Leistungsverzeichnis
EN 15194 regelt die Sicherheitsanforderungen für motorunterstützte Fahrräder in Europa und bildet die technische Basis jeder seriösen Ausschreibung. In der Leistungsbeschreibung reicht ein Verweis auf die Norm nicht aus, es braucht konkrete Messgrößen, die Angebote tatsächlich vergleichbar machen.
Folgende Werte gehören als Muss-Kriterien in jedes Leistungsverzeichnis:
- Akkukapazität in Wattstunden (Wh) sollte angegeben werden, nicht nur Ampere oder Volt.
- Reichweite unter Last, gemessen nach einem definierten Testprofil, etwa mit Zuladung und Steigungsanteil
- Ladezeit von 0 auf 100 Prozent bei Standardladegerät
- IP-Schutzklasse für Motor und Akku gegen Nässe und Staub
- Maximale Traglast von Rahmen und Gepäckträger
Motorleistung, Unterstützungsstufen und maximale Nenndrehzahl sollten nur als funktionale Anforderungen formuliert werden, also als geforderte Wirkung statt als Modellbezeichnung eines Herstellers. So bleibt die Ausschreibung technologieoffen und erfüllt gleichzeitig die Erwartungen an Alltagstauglichkeit.
Für die Nachweisführung empfiehlt sich diese Reihenfolge:
- Technisches Datenblatt des Herstellers mit allen geforderten Kennwerten
- CE-Kennzeichnung und EN-Konformitätserklärung
- Prüfprotokoll zum Akku, idealerweise mit Zyklenfestigkeit und Garantiebedingungen
- Referenzangaben zu bereits ausgelieferten vergleichbaren Modellen
Bremsen und Rahmenkonstruktion sollten einer anerkannten Prüfnorm folgen, und mechanische Mindeststandards wie Traglast und Bremswirkung gehören ebenso in die Leistungsbeschreibung wie die elektrischen Werte. Wer hier zu vage bleibt, bekommt am Ende Angebote, die technisch kaum vergleichbar sind.
Formale und vergaberechtliche Vorgaben: Neutralität, Nachweise, naBe
Technische Spezifikationen dürfen laut §106 BVergG nicht diskriminierend sein. Ein Markenbezug ist nur zulässig, wenn der Zusatz „oder gleichwertig“ folgt, und selbst dann sollte er die Ausnahme bleiben. Funktionale Leistungsbeschreibungen, also Angaben zu Wh, Ladezeit und Reichweite statt Modellnamen, sichern die Wettbewerbsneutralität und machen Angebote tatsächlich vergleichbar.
Die naBe-Plattform empfiehlt, vor jeder Neuanschaffung zu prüfen, ob alternative Mobilitätslösungen wie E-Carsharing den Bedarf nicht ebenso gut decken. Erst wenn diese Prüfung für eine Neuanschaffung spricht, sollten ökologische Kriterien wie Lebenszykluskosten und Reparierbarkeit in die Ausschreibung einfließen.
Bei den Eignungsnachweisen reicht in der Regel eine Kombination aus:
- Einheitlicher Europäischer Eigenerklärung (EEE) oder vergleichbarer Eigenerklärung
- Nachweis der finanziellen Leistungsfähigkeit, etwa über Bankauskünfte
- Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit, etwa über Referenzlieferungen
- Optionaler Nachweis eines Umweltmanagementsystems, wenn ein klarer Bezug zur Leistung besteht
Für die Verfahrenswahl spricht vieles für das Bestangebotsprinzip, weil es Qualität, Wartung und Gesamtkosten gewichten lässt. Das Billigstbieterprinzip eignet sich nur, wenn die Mindestanforderungen bereits so eng gefasst sind, dass Qualitätsunterschiede kaum mehr ins Gewicht fallen.
Praxis-Bewertungsrahmen: Punkte, Gewichtung und Gesamtkosten
Eine Bewertungsmatrix, die Preis, Technik und Service sauber trennt, verhindert die meisten Streitfälle nach Zuschlagserteilung. Eine mögliche Gewichtung sieht so aus:
- Preis: 40 Prozent
- Gesamtbetriebskosten (TCO) über die Nutzungsdauer: 25 Prozent
- Reichweite und Akkukapazität: 15 Prozent
- Service und Werkstattnetz: 10 Prozent
- Ökologische Kriterien: 10 Prozent
Der Preis wird üblicherweise in Schlechtpunkte umgerechnet: Das günstigste Angebot erhält die volle Punktzahl der Preiskategorie, teurere Angebote verlieren proportional zum Abstand Punkte. Bei den TCO-Komponenten gehören Austauschakkus, jährliche Wartungskosten, erwartete Ausfallzeiten und Ersatzteilpreise in die Berechnung, nicht nur der Anschaffungspreis.
Soll-Anforderungen, etwa eine höhere Reichweite als der Mindestwert, lassen sich über Interpolation bewerten: Wer genau den Mindestwert erfüllt, bekommt null Zusatzpunkte, wer den Sollwert erreicht oder übertrifft, die volle Punktzahl, dazwischen wird linear interpoliert. Diese Methode wurde auch in einer Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts zu einer Rahmenvereinbarung bestätigt, die die Trennung von Muss- und Soll-Kriterien sowie die interpolationsbasierte Punktevergabe als zulässige Praxis einstuft.
Profi-Tipp: Es ist ratsam, die Interpolationsformel im Leistungsverzeichnis transparent darzulegen, um Rückfragen zu vermeiden und das Risiko von Einsprüchen zu verringern.
Betrieb, Service und Nachweisführung im Vertrag
Ein E-Bike ist nur so zuverlässig wie das Service dahinter. Deshalb gehören Mindestgarantien auf Antrieb und Akku sowie ein fest vereinbarter Erstservice in jeden Vertrag, nicht nur in die Kaufunterlagen.
Für das Service- und Händlernetz lohnt sich die Abfrage konkreter Werte:
- Maximale Reaktionszeit bei Werkstatttermin, etwa 48 Stunden
- Verfügbarkeit kritischer Ersatzteile vor Ort oder per Expresslieferung
- Nachweis eines bestehenden Werkstattnetzes mit mehreren Standorten
Ein Akku-Kapazitätstest inklusive Bericht bei Lieferung schafft eine belastbare Ausgangsbasis, gegen die spätere Reichweitenbeschwerden geprüft werden können. Dieser Test kann als eigenständige Leistung angeboten werden, ebenso wie Intervallmessungen, die sich als Vertragsoption festschreiben lassen.
Profi-Tipp: Nehmen Sie ein Full-Service-Paket mit Wartung als Zuschlagskriterium auf, das verlagert Betriebsrisiken vom Auftraggeber zum Anbieter.
Ladeinfrastruktur, Lagerung und Lebenszyklus mitdenken
Die beste Ausschreibung nützt wenig, wenn die Infrastruktur vor Ort fehlt. Vor der Beschaffung lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme:
- Vorhandene Steckertypen und Ladeleistung an den geplanten Standorten
- Vorgaben zu mitgelieferten Ladegeräten und eventuell benötigten Ladestationen
- Brandschutzgerechte Lagerung mit geeignetem Temperaturbereich für Akkus
- Diebstahl- und Vandalismusschutz an Abstellplätzen
Lebenszyklusorientierte Anforderungen wie Ersatzteilgarantien über mehrere Jahre und klar dokumentierte Austauschzyklen für Akkus wirken sich direkt auf die TCO-Berechnung aus und sollten deshalb schon im Leistungsverzeichnis stehen, nicht erst im Betrieb nachverhandelt werden.
Typische Fehler in E-Bike-Ausschreibungen und wie man sie vermeidet
Die häufigste Schwachstelle in Ausschreibungen, die wir bei öffentlichen Auftraggebern sehen, ist die unklare Trennung zwischen Muss- und Soll-Kriterien. Wird sie nicht sauber dokumentiert, entstehen Streitfälle bei der Angebotsbewertung, die sich mit einer klaren Tabelle leicht vermeiden lassen.
Vor der Zuschlagserteilung lohnt sich eine kurze Prüfliste: Liegt ein Akku-Prüfbericht vor? Ist die Ersatzteillogistik nachgewiesen? Welche Reaktionszeit garantiert die Werkstatt? Wird ein Umweltmanagementsystem verlangt, liegt der entsprechende Beleg bei? Wir unterstützen Beschaffungsverantwortliche mit unserem Akku-Kapazitätstest inklusive Bericht und unserer Werkstatt, und unser Blog bietet vertiefende Leitfäden zur Dienstfahrrad-Auswahl für alle, die ihre Kriterien weiter verfeinern wollen.
— Bentho
Unsere Unterstützung bei E-Bike-Ausschreibungen
Wenn Sie als Beschaffungsverantwortlicher ein Leistungsverzeichnis vorbereiten, übernehmen wir die technische und betriebliche Seite, damit sich Ihre Ausschreibung auf klare, prüfbare Kriterien stützt.
Dazu gehören:
- Werkstattleistungen wie Safety+Service und Erstservice für den laufenden Betrieb
- Ein Akku-Kapazitätstest inklusive Bericht, der als Abnahmekriterium oder Vertragsbestandteil dient
- Full-Service- und Leasingpakete für Institutionen, die Wartung und Betrieb auslagern möchten
Bevor Sie Ihre Ausschreibung veröffentlichen, klären wir in einem kurzen Gespräch, welche Formulierungen für Ihr Leistungsverzeichnis sinnvoll sind. Vereinbaren Sie dazu einen Termin über unsere Unternehmensseite.
FAQ
Welche Norm muss ein E-Bike in einer Ausschreibung erfüllen?
E-Bikes, die als Pedelecs gelten, müssen die Sicherheitsanforderungen von EN 15194 erfüllen. In der Ausschreibung sollte diese Norm als Mindestkriterium genannt werden, ergänzt um konkrete Messgrößen wie Akkukapazität und Reichweite.
Darf ich in der Ausschreibung eine bestimmte E-Bike-Marke verlangen?
Nein, §106 BVergG verlangt diskriminierungsfreie technische Spezifikationen. Ein Markenbezug ist nur mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zulässig, besser ist eine rein funktionale Leistungsbeschreibung.
Bestangebotsprinzip oder Billigstbieterprinzip: Was passt für E-Bikes?
Für E-Bike-Beschaffungen eignet sich meist das Bestangebotsprinzip besser, weil es Qualität, Service und Gesamtbetriebskosten neben dem Preis gewichten kann. Das Billigstbieterprinzip bleibt nur dann sinnvoll, wenn die Mindestanforderungen bereits sehr eng gefasst sind.
Muss vor der Beschaffung geprüft werden, ob ein E-Bike überhaupt nötig ist?
Ja, die naBe-Plattform empfiehlt, vor einer Neuanschaffung zu prüfen, ob alternative Mobilitätslösungen wie E-Carsharing den Bedarf ebenso gut decken. Erst danach sollten ökologische und technische Kriterien für die Neuanschaffung festgelegt werden.
Welche Serviceleistungen sollten Teil des Vertrags sein?
Sinnvoll sind ein fest vereinbarter Erstservice, Mindestgarantien auf Antrieb und Akku sowie ein nachgewiesenes Werkstattnetz mit klaren Reaktionszeiten. Wir bieten dafür unter anderem einen Akku-Kapazitätstest inklusive Bericht sowie Full-Service-Pakete für Institutionen an.
Quellen
- naBe Plattform – Vergaberecht und Nutzen
- BVergG – §106 (RIS)
- Das Bestbieterprinzip im Vergaberecht (JKU‑Publikation)