E-Bike-Ausschreibung: Muster-Leistungsverzeichnis für Österreich

Du sollst für deine Gemeinde, dein Magistrat oder deine Dienststelle E-Bikes beschaffen und suchst ein Muster für die Ausschreibung? Hier bekommst du einen kompletten Aufbau für ein Leistungsverzeichnis: technische Muss-Kriterien mit Normbezug, ein Beispiel für gewichtete Zuschlagskriterien, Vorgaben für Service und Ersatzteile und Formulierungen, die du direkt übernehmen und an deinen Bedarf anpassen kannst. Alles bezieht sich auf die Beschaffung in Österreich, nach dem Bundesvergabegesetz und mit den Werkzeugen, die heimischen Auftraggebern zur Verfügung stehen.

Kurz gesagt

• Zuerst den Bedarf klären: Wer fährt, wie weit, was wird transportiert? Ohne diese Antworten wird jedes Muster zum Fehlkauf.
• Normen als Ausschlusskriterium: EN 15194 für E-Bikes, EN 17860 für Lastenräder, Pedelec 25 klar definiert.
• Nicht nur den Preis bewerten: Service, Reaktionszeit und Ersatzteilverfügbarkeit entscheiden über die Gesamtkosten.
• Standardkomponenten fordern: Etablierte Antriebe und Schaltungen halten dich unabhängig von einem einzigen Anbieter.
• Das Drumherum mitdenken: Laden, Abstellen, Übergabe und Einschulung gehören ins Leistungsverzeichnis.

Inhaltsverzeichnis

• Bevor du ausschreibst: den Bedarf sauber ermitteln
• Der rechtliche Rahmen in Österreich
• Das Muster: so baust du deine E-Bike-Ausschreibung auf
• Laden, Abstellen, Buchen: das Ökosystem rund ums Rad
• Lastenräder: worauf du extra achten musst
• Die häufigsten Fehler in E-Bike-Ausschreibungen
• Fertige Beschaffungswege und Förderungen
• Unsere Sicht aus der Werkstatt
• Beratung, Probefahrt und Service aus einer Hand
• Häufige Fragen zur E-Bike-Ausschreibung
• Quellen

Bevor du ausschreibst: den Bedarf sauber ermitteln

Das beste Muster nützt nichts, wenn es am Alltag deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorbeigeht. Der Qualitätskriterienkatalog für e-Transporträder der eNu, erarbeitet unter anderem mit Vertreterinnen und Vertretern der Wirtschaftskammer NÖ und des Landes NÖ, setzt genau hier an: Erst die Anforderungen, dann das Produkt. Eine Einheitsausschreibung für alle Einsatzbereiche führt oft zu Rädern, die im kommunalen Alltag niemand gern nutzt.

Kläre vor dem ersten Satz im Leistungsverzeichnis diese Fragen:

1. Wer nutzt das Rad? Ein fixer Personenkreis oder ein Pool, auf den 20 Leute zugreifen? Bei wechselnden Fahrern brauchst du einen großen Verstellbereich bei Sattel und Vorbau und einen tiefen Einstieg.
2. Welche Strecken? Innerstädtische Kurzstrecken zwischen Amtsgebäuden, Fahrten zum Bauhof oder hügelige Routen in der Gemeinde? Davon hängen Motor, Akkugröße und Schaltung ab.
3. Was wird transportiert? Akten und Laptop, Werkzeug, Grünschnitt oder Messgeräte? Ab einer gewissen Last ist ein Lastenrad die ehrlichere Lösung.
4. Wo wird geladen und abgestellt? Gibt es einen trockenen, versperrbaren Raum mit Steckdosen?
5. Wie oft wird gefahren? Ein täglich genutztes Poolrad braucht ein anderes Wartungsintervall als ein Rad für gelegentliche Außentermine.

Unser Tipp: Lass zwei oder drei künftige Nutzerinnen und Nutzer unterschiedliche Radtypen Probe fahren, bevor du die Anforderungen festschreibst. Welche Typen es gibt und wofür sie sich eignen, siehst du in unserer Übersicht der E-Bike-Typen von City bis Lastenrad.

Der rechtliche Rahmen in Österreich

Grundlage jeder öffentlichen E-Bike-Beschaffung ist das Bundesvergabegesetz 2018. Es regelt Verfahrensarten, Fristen und Begriffe, und einige davon solltest du in deinem Muster gezielt nutzen. Ein Beispiel: Das Gesetz definiert das Abänderungsangebot als Angebot mit einer geringfügigen technischen, aber gleichwertigen Änderung, etwa bei der Materialwahl. Lege im Muster fest, ob du solche Angebote zulässt. Bei E-Bikes ist das oft sinnvoll, weil sich Modelljahre und Komponenten laufend ändern.

Für die Wahl des Verfahrens zählt der geschätzte Auftragswert. Die Wertgrenzen für Direktvergaben und vereinfachte Verfahren werden per Schwellenwerteverordnung festgelegt und wurden in den vergangenen Jahren mehrfach verlängert. Prüfe den aktuellen Stand im RIS, bevor du dich festlegst. Wie klein eine sinnvolle E-Bike-Beschaffung sein kann, zeigt ein Projekt der Bundesbeschaffung GmbH: Sie hat E-Bikes als Dienstfahrräder per Direktvergabe beschafft, mit Projektkosten von 35.000 Euro und einer Laufzeit von Oktober 2021 bis Mai 2022.

Auch das Verfahren selbst läuft heute digital. Das Vergabehandbuch der WKO Oberösterreich beschreibt, dass bei der E-Vergabe der gesamte Einkaufsablauf vollelektronisch abgewickelt wird, inklusive der Kommunikation mit den Bietern. Plane also von Anfang an ein, dass Datenblätter, Normnachweise und Preisblätter als Dateien hochgeladen werden.

Tiefer in die ökologischen Kriterien und die Pflichten nach dem Aktionsplan nachhaltige Beschaffung steigen wir im Beitrag zur E-Bike-Vergabe in Österreich mit ÖkoKauf-Kriterien ein.

Das Muster: so baust du deine E-Bike-Ausschreibung auf

Ein gutes Leistungsverzeichnis trennt sauber zwischen dem, was ein Angebot erfüllen muss, und dem, was du bewertest. Die folgenden fünf Teile kannst du als Gerüst übernehmen. Die Zahlen sind Beispielwerte, die du an deinen Bedarf anpasst.

Teil A: Gegenstand und Rahmen

Hier beschreibst du kurz und eindeutig, was du kaufst:

• Gegenstand: Lieferung von [Anzahl] Pedelecs für den dienstlichen Einsatz, inklusive Übergabe, Einschulung und Service für [Anzahl] Jahre.
• Einsatzprofil: z. B. innerstädtische Dienstwege bis 15 km, wechselnde Nutzerinnen und Nutzer mit Körpergrößen von 155 bis 195 cm.
• Lieferort und Termin: Adresse der Dienststelle, spätester Liefertermin.
• Lose: Wenn du City-E-Bikes und Lastenräder brauchst, teile sie in getrennte Lose. So können sich auch spezialisierte Fachhändler bewerben.

Teil B: Technische Mindestanforderungen

Das ist der wichtigste Teil. Formuliere jedes Kriterium so, dass es mit Ja oder Nein prüfbar ist. Unser Leitfaden zur Dienstfahrrad-Auswahl empfiehlt, fehlende Konformitätsnachweise ausdrücklich als automatisches Ausschlusskriterium zu definieren, statt sie nur zu wünschen. Das macht die Prüfung schnell und rechtssicher.

Die klare Formulierung „Pedelec 25 gemäß EN 15194“ ist kein Detail. Wer nur „E-Bike“ ausschreibt, öffnet die Tür für Fahrzeuge, die rechtlich anders einzustufen sind, etwa schnellere S-Pedelecs mit Zulassungs- und Versicherungspflicht.

Teil C: Zuschlagskriterien mit Gewichtung

Wenn du nicht nur nach dem niedrigsten Preis vergibst, legst du vorab fest, was zählt und wie stark. Ein Beispiel für Dienst-E-Bikes:

Wichtig: Bewertet wird nur, was du im Muster beschrieben und messbar gemacht hast. Weiche Kriterien wie „hohe Qualität“ ohne Messlatte führen zu Diskussionen, im schlimmsten Fall zu einer Anfechtung.

Teil D: Service, Wartung und Ersatzteile

Hier entscheidet sich, ob deine Flotte nach drei Jahren noch fährt. Viele Auftraggeber unterschätzen die Betriebskosten. Unser Dienstfahrrad-Leitfaden rät, eine Ersatzteilverfügbarkeit von mindestens sieben Jahren vertraglich festzuhalten. Musterformulierungen:

• „Der Auftragnehmer garantiert die Verfügbarkeit von Verschleiß- und Ersatzteilen für mindestens 7 Jahre ab Lieferung.“
• „Es sind ausschließlich Komponenten etablierter Hersteller zu verbauen, die von jeder Fachwerkstatt gewartet werden können.“
• „Der Auftragnehmer führt einmal jährlich eine Inspektion inklusive Software-Update und Akkuprüfung mit schriftlichem Bericht durch.“
• „Die Reaktionszeit bei Störungen beträgt höchstens [x] Werktage. Bei längerer Ausfallszeit stellt der Auftragnehmer ein Ersatzrad.“

Damit du realistisch kalkulieren kannst: Eine Inspektion wie unser Safety+Service kostet bei uns 109 bis 135 €, ein Full Service 249 bis 275 €, ein Akku-Kapazitätstest inklusive Bericht 35 €. Solche Positionen kannst du als eigene Zeilen im Preisblatt abfragen und so Angebote vergleichbar machen.

Teil E: Lieferung, Übergabe und Einschulung

E-Bikes kommen nicht fahrfertig aus dem Karton. Fordere im Muster eine fahrfertige Montage, Einstellung auf die Nutzer und eine Einschulung vor Ort. Wie eine strukturierte Übergabe abläuft, beschreiben wir im Leitfaden zur öffentlichen Fahrradübergabe.

Denk auch an die Logistik. Wenn Räder zwischen Standorten verlegt oder für Partnerprojekte über die Grenze transportiert werden, gelten für Lithium-Akkus eigene Regeln. Einen Überblick über Vorschriften für den E-Bike-Versand samt Packliste hilft dir einzuschätzen, ob du den Transport besser gleich in die Leistung des Bieters aufnimmst.

Zur Übergabe gehören außerdem: Dokumentation mit Rahmennummern, Bedienungsanleitungen auf Deutsch, Schlüsselsätze in doppelter Ausführung und ein Ansprechpartner für die gesamte Laufzeit.

Laden, Abstellen, Buchen: das Ökosystem rund ums Rad

Bei Dienstrad- und Verleihprojekten sind Akku und Laden oft die Schwachstelle. Das Energieinstitut Vorarlberg zeigt, dass man diesen Teil eigenständig ausschreiben kann: In einem Kooperationsprojekt von Land, Energieinstitut und Umweltverband wurde eine Ausschreibung für E-Bike-Ladestationen durchgeführt, am Ende wurden zwei Modelltypen ausgewählt.

Für dein Muster heißt das: Entweder du nimmst Ladeinfrastruktur, versperrbare Abstellanlagen und bei Poolrädern ein Buchungssystem als eigenes Los auf, oder du klärst intern, wer dafür zuständig ist, bevor die Räder ankommen. Ein E-Bike ohne geeigneten Ladeplatz steht schnell ungenutzt im Keller.

Lastenräder: worauf du extra achten musst

Wenn dein Bauhof, die Stadtgärtnerei oder ein Kindergarten ein Transportrad braucht, reicht das Muster für City-E-Bikes nicht aus. Der eNu-Kriterienkatalog unterscheidet deshalb zwischen verpflichtenden Anforderungen und Empfehlungen speziell für e-Transporträder. Für deine Ausschreibung solltest du zusätzlich festlegen:

• Zuladung und zulässiges Gesamtgewicht, passend zur tatsächlichen Last
• Bauform: einspurig mit Ladefläche vorne oder dreirädrig für mehr Stand-Stabilität
• Transportbox wetterfest und versperrbar, bei Kindertransport mit Gurten
• Feststellbremse und stabiler Mittelständer
• Norm EN 17860 als Ausschlusskriterium

Lastenräder brauchen auch einen eigenen Servicebedarf. Ein Lastenbike Service kostet bei uns 155 bis 169 €. Mehr zur Auswahl liest du in unserer Kaufberatung für Lasten-E-Bikes.

Die häufigsten Fehler in E-Bike-Ausschreibungen

Aus unserer Arbeit mit öffentlichen Auftraggebern sehen wir immer wieder dieselben Stolpersteine:

1. Wartbarkeit vergessen. Proprietäre Antriebssysteme binden dich an einen einzigen Anbieter. Fordere Standardkomponenten, dann kann jede Fachwerkstatt reparieren.
2. „E-Bike“ ohne Definition. Ohne Pedelec-25-Vorgabe und Normbezug wird der Vergleich der Angebote unscharf.
3. Nachweise nur „erwünscht“. Was nicht als Ausschlusskriterium formuliert ist, musst du im Zweifel bewerten statt aussortieren.
4. Nur der Anschaffungspreis zählt. Ein günstiges Rad ohne Ersatzteilgarantie wird teuer, wenn nach vier Jahren der Akku nicht mehr lieferbar ist.
5. Eine Größe für alle. Ein Rahmen für Menschen von 1,55 bis 1,95 m funktioniert nur mit großem Verstellbereich, sonst sinkt die Akzeptanz.
6. Kein Plan für Laden und Abstellen. Siehe oben: Das Rad ist nur so gut wie sein Stellplatz.

Weitere Kriterien, die Behörden aktuell brauchen, haben wir im Beitrag E-Bike-Ausschreibung: Kriterien für Behörden zusammengefasst.

Fertige Beschaffungswege und Förderungen

Nicht jede Stelle muss selbst ausschreiben. Die Bundesbeschaffung GmbH bietet über ihren e-Shop und die Direktvergabeplattform Innovation vorkonfektionierte Beschaffungswege, die den Prozess verkürzen. Ein Beispiel dafür, wie solche Vereinbarungen aufgebaut sind, ist die öffentlich einsehbare Rahmenvereinbarung für Fahrräder und Elektrofahrräder (Los 02) mit ihren kommerziellen Ausschreibungsbedingungen. Sie lohnt sich als Vorlage für Vertragsklauseln, auch wenn du selbst ausschreibst.

Zur Förderung: Mit dem E-Mobilitätsbonus für öffentliche Auftraggeber gab es bis zu 1.000 Euro pro (Elektro-)Transportrad und 400 Euro pro E-Fahrrad ab fünf Stück, sofern der Strom aus erneuerbaren Quellen stammt (Stand April 2021). Ob und in welcher Form diese Förderung aktuell gilt, prüfst du am besten vor Verfahrensbeginn. Einen Überblick über laufende Programme findest du in unserem Ratgeber Fahrradförderung in Österreich.

Unsere Sicht aus der Werkstatt

Wir verkaufen E-Bikes und warten sie in unseren eigenen Werkstätten in Wien und Brunn. Deshalb sehen wir, was aus einer Ausschreibung nach drei, vier Jahren im Alltag wird. Die Räder, die am längsten zuverlässig fahren, sind selten die mit dem spektakulärsten Datenblatt. Es sind die mit gängigen Komponenten, verfügbaren Ersatzteilen und einem klaren Serviceplan.

Unser Rat an jede Beschaffungsstelle: Schreib weniger Ausstattung und mehr Betrieb aus. Ein jährlicher Service mit Akkubericht, eine vereinbarte Reaktionszeit und eine Ersatzteilgarantie sind im Preisblatt schnell ergänzt und sparen dir später viel Ärger. Und lass die Menschen, die das Rad fahren werden, vorher Probe fahren. Ein Rad, das sich gut anfühlt, wird auch genutzt, und genau darum geht es bei jeder Dienstrad-Flotte.

— Bentho

Beratung, Probefahrt und Service aus einer Hand

Du planst eine Ausschreibung oder brauchst Unterstützung bei der Bedarfsanalyse? Bei uns stehen pro Standort mehr als 100 E-Bikes sofort verfügbar, vom City- und Trekkingrad bis zum Lastenrad. Deine Kolleginnen und Kollegen können direkt Probe fahren, und unsere spezialisierten Werkstätten übernehmen Wartung und Reparatur. Für Unternehmen gibt es zusätzlich E-Bike-Leasing für Firmen und Mitarbeiter, und mit der E-Bike-Versicherung sicherst du die Flotte ab. Alle Werkstattleistungen und Preise findest du auf unserer Werkstatt-Seite.

Häufige Fragen zur E-Bike-Ausschreibung

Welche Normen muss ein E-Bike in einer öffentlichen Ausschreibung erfüllen?

Für Pedelecs ist die EN 15194 maßgeblich, für Lastenräder die EN 17860. Leg im Muster fest, dass der Nachweis über Konformitätserklärung und CE-Kennzeichnung zu erbringen ist, und definiere sein Fehlen als Ausschlusskriterium.

Darf ich in der Ausschreibung eine bestimmte Marke verlangen?

Im Regelfall nicht, weil das den Wettbewerb einschränkt. Beschreib stattdessen die Eigenschaften, etwa einen Mittelmotor eines etablierten Systemherstellers mit Servicenetz in Österreich, und ergänze bei Beispielen den Zusatz „oder gleichwertig“.

Wie lange sollte die Ersatzteilverfügbarkeit vereinbart werden?

Wir empfehlen mindestens sieben Jahre ab Lieferung. So vermeidest du, dass eine Flotte wegen eines nicht mehr lieferbaren Akkus oder Displays vorzeitig ersetzt werden muss.

Muss ich Wartung gleich mit ausschreiben?

Verpflichtend ist es nicht, aber sehr sinnvoll. Wenn Service und Reaktionszeit Teil des Angebots sind, vergleichst du die echten Gesamtkosten und hast für die gesamte Laufzeit einen fixen Ansprechpartner.

Quellen

• Qualitätskriterienkatalog e-Transportrad (eNu)
• RIS: Bundesvergabegesetz 2018, Begriffsbestimmungen
• IÖB: Beschaffung von E-Bikes für die BBG als Dienstfahrräder
• WKO Oberösterreich: Vergabehandbuch, 3. Auflage
• Energieinstitut Vorarlberg: E-Bike-Ladestationen
• Rahmenvereinbarung Fahrräder und Elektrofahrräder, Los 02
• naBe: E-Mobilitätsbonus bei der Beschaffung von Transporträdern und E-Fahrrädern

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